Privacyreglement
OPWAARTS (Opwaarts coaching en advies)
KvK 68823363 Duukelaar 42, 8802 DL Franeker.
Algemeen
Opwaarts is actief op de coaching en loopbaanadviesmarkt. Zij streeft ernaar de (arbeids)participatie van de, bij haar in traject zijnde, cliënten te herstellen c.q. te bevorderen. Hiertoe ontwikkelt Opwaarts coaching en/of loopbaan activiteiten en producten en voert deze uit. Ten behoeve van al haar activiteiten registreert Opwaarts gegevens van haar cliënten.
Doel
Het doel van dit privacyreglement is de cliënten op de hoogte te stellen van; de aard van de gegevens die worden verwerkt, waarom ze worden verwerkt, wat er mee gebeurt en welke rechten een cliënt heeft ten aanzien van de gegevensverwerking. Wanneer een cliënt in een traject wordt genomen, wordt hem/haar ter ondertekening een privacyverklaring aangeboden. Hierbij tekent men ook voor het ontvangst van dit privacyreglement.
Welke gegevens?
Opwaarts verwerkt de gegevens die door haar opdrachtgever (bijvoorbeeld gemeente, UWV of uw werkgever) bij aanvang van het traject worden aangeleverd. Dit zijn gegevens zoals: naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, bsnnummer, telefoonnummer, nationaliteit, gegevens over uw eventuele uitkering, gevolgde opleidingen, diploma’s en opgedane werkervaring. Deze verstrekte persoonsgegevens zijn vertrouwelijk in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en zullen derhalve door Opwaarts worden behandeld met inachtneming van hetgeen in voornoemde wet en de SUWI-wet is bepaald. Ook worden gegevens verwerkt die bij het intakegesprek naar voren zijn gekomen en die van belang (kunnen) zijn in het kader van het streven naar herstel van (arbeids)participatie.
Dit kunnen ook gegevens zijn over mogelijke (medische) beperkingen of eventuele arbeidsvoorkeuren van de cliënten. Alle gegevens worden gedurende het traject aangevuld met een voor de cliënt ontwikkeld plan van aanpak. Dit plan omvat alle activiteiten en producten die voor de cliënt worden ingezet, alsmede de behaalde resultaten daarvan. De resultaten zijn ter beoordeling van de adviseur van Opwaarts. Vaststelling gebeurt aan de hand van onder andere gesprekken met de cliënt, ingewonnen referenties bij derden en de eigen waarneming van de adviseur.
Doel Gegevensverwerking
Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de administratieve verwerking van de in te zetten producten inclusief de rapportage en verantwoording daarvan aan de opdrachtgever.
De volgende doelen zijn gesteld naar aanleiding van de gegevensverwerking;
- Klantencontact
- Versturen van offerte & facturen en Innen van facturen
- Behandelen van vragen en klachten.
Wat gebeurt er met verwerkte gegevens?
Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dat noodzakelijk is voor een optimale uitoefening van de activiteiten en de inzet van producten. Dit betekent dat in eerste aanleg alleen de aan de cliënt toegewezen adviseur toegang heeft tot inzage en bewerking van de persoonsgegevens van de cliënt. Persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan een werkgever indien dit nodig is met het oog op een vaste-, tijdelijke- of proefplaatsing. Persoonsgegevens zijn voor andere adviseurs van Opwaarts toegankelijk voor zover dit nodig is om de dienstverlening optimaal te kunnen uitvoeren of wanneer dit noodzakelijk is voor een normale bedrijfsvoering. De adviseurs die toegang hebben tot de persoonsgegevens van cliënten hebben ten aanzien van deze gegevens een geheimhoudingsverplichting om onnodige verspreiding van deze gegevens tegen te gaan. Dit betekent onder meer dat persoonsgegevens, anders dan aan opdrachtgevers, niet (in kopie dan wel anderszins) aan derden worden verstrekt, tenzij hiervoor uitdrukkelijk door de cliënten toestemming is gegeven of wanneer een wettelijke bepaling dit voorschrijft. WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens). Opwaarts zal de cliënt informeren over het feit dat uw gegevens worden verwerkt. Indien de persoonsgegevens aan derden worden verstrekt, wordt ook aan hen een geheimhoudingsverplichting opgelegd. Het is alleen met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de cliënt toegestaan persoonsgegevens van de cliënt te gebruiken voor commerciële of charitatieve doeleinden. De betrokkene kan zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van zijn gegevens voor commerciële en/of charitatieve doeleinden.
Termijn bewaren gegevens
Na beëindiging van de opdracht worden alle, tot de persoon van de cliënt te herleiden gegevens, data en/of resultaten, na 2 jaar verwijdert. De gegevens die noodzakelijk zijn, dienen voor de wettelijke bewaarplicht tien jaar bewaard te blijven. Dit is anders indien cliënt verzoekt de gegevens eerder te verwijderen, tenzij de wet zich hiertegen verzet. De gegevens die ter voldoening van een wettelijke bewaarplicht langer bewaard moeten blijven, worden pas verwijderd na het verstrijken van deze langere termijn. Een voorbeeld hiervan zijn administratiegegevens. Deze moeten tien jaar bewaard blijven.
De rechten van de cliënten m.b.t. de gegevens
Wanneer de cliënt vragen heeft over de gegevens die Opwaarts verwerkt, kan hij/zij zich wenden tot de adviseur. Tevens probeert de persoon die belast is met de privacy bewaking binnen Opwaarts te bemiddelen indien discussie is ontstaan over de uitleg en toepassing van hetgeen in dit reglement is bepaald. Ook verzoeken van cliënten om gegevens in te zien, te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens niet juist of niet ter zake dienend zijn, moeten worden gericht aan de contactpersoon. Aan een dusdanig verzoek wordt in beginsel voldaan, tenzij dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Wanneer niet voldaan wordt aan het verzoek, ontvangt de cliënt hierover schriftelijk bericht waarin staat uitgelegd waarom niet aan het verzoek is voldaan. Opwaarts mag een vergoeding in rekening brengen voor het verstrekken van de opgevraagde gegevens.
Klachtenreglement
U heeft een klacht? Indien u van mening bent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien u andere redenen heeft tot klagen, dient u zich te wenden tot Opwaarts. Deze zal de klacht conform het klachtenreglement in behandeling nemen. Het klachtenreglement is bij de adviseur opvraagbaar.
